Czas pracy to jeden z krytycznych zasobów każdej firmy – a szczególnie takiej, która zatrudnia wielu pracowników na kilka zmian. Łatwy dostęp do danych, kontrola ich spójności i zgodności z przepisami kodeksu pracy, a także wygodne harmonogramowanie powinny być standardem w działaniach każdej osoby zajmującej się twardym HR-em, czyli zarządzaniem płacami, czasem i organizacją pracy. Dlaczego? Zróbmy małe zadanie.

Okres wakacji zawsze idzie w parze z urlopami, ale nie zawsze ze spowolnieniem produkcji w firmach. Zdarza się więc, że pracownicy proszeni są o nadgodziny. Jan Kowalski zatrudniony na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy (od poniedziałku do piątku od 8:30 do 16:30) na prośbę szefa przyszedł ponadprogramowo do pracy w piątek, 27 lipca 2018 r., od godziny 20:30 do 22:10. Ile dział kadr powinien mu zapłacić dodatkowo i jak to wyliczyć? Trzeba wziąć pod uwagę dodatki wynikające z nadgodzin oraz pory nocnej, która według kodeksu pracy obejmuje godziny 22:00–6:00. Kowalski otrzyma więc 50% za 1,5 godziny z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy oraz 100% za 10 minut z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy w nocy.

Uniknąć błędów

Skomplikowane? Nie dla wszystkich, ale dla kierowników czy planistów, którzy na co dzień zajmują się zupełnie innymi sprawami, na pewno. Jeszcze trudniejsze się staje, jeśli firma posiada kilka oddziałów, zatrudnia kilkaset osób pracujących wielozmianowo i do tego funkcjonuje w kraju ze zmiennym i nieprzewidywalnym otoczeniem prawno-podatkowym. Oczywiście można polegać tylko na sprawności i sprycie działania kadrowych, ale to mniej więcej jak używanie Excela do planowania, zarządzania i optymalizacji produkcji (pisał o tym niedawno mój kolega z pionu Oracle -> tutaj). Trudno uniknąć wtedy podstawowych błędów i pomyłek. Niemożliwe jest również nadążanie za zmianami w rzeczywistości biznesowej, wypływającymi z wkraczającej do firm rewolucji cyfrowej czy zmienności przepisów prawa.

 Pomocna dłoń technologii

Całe szczęście z tego typu trudnościami można sobie dziś bez większych problemów poradzić. Wystarczy zaufać innowacyjnym rozwiązaniom. Jak one działają? My w DahliaMatic specjalizujemy się od lat we wdrażaniu technologii informatycznych SAP. Dlatego budując system RCP (rejestracji czasu pracy), wykorzystaliśmy standardową funkcjonalność SAP oraz autorskie rozwiązanie portalowe. Skoncentrowaliśmy się na tym, aby nasza aplikacja obsługiwała wszystkie skomplikowane przypadki. Sytuacja opisana na początku artykułu jest jedną z najprostszych, jakie narzędzie RCP stworzone w DahliaMatic rozwiązuje prawie zupełnie bezobsługowo. Wszystkie dodatki do doby pracowniczej Kowalskiego generują się i przypisują automatycznie. Na ich podstawie system wylicza odpowiednie składniki rekompensujące na przykład pracę w nocy (z uwzględnieniem zmiany czasu zimowego na letni), przekroczenie czasu doby pracowniczej czy pracy w dodatkowym czasie w sobotę, niedzielę lub w święto. Wszystko działa zgodnie z przepisami kodeksu pracy oraz – co ważne – z uregulowaniami wewnętrznymi użytkownika, czyli klienta.

Dobry plan to podstawa

Automatyzacja procesu rozliczania czasu pracy oznacza wyższą wydajność działów kadr i płac. Operator rejestruje zdarzenia czasu pracy, podając tylko rodzaj, godzinę rozpoczęcia i zakończenia. Reszta robi się sama. Ale to nie wszystko. Dobre zarządzanie czasem pracy to przede wszystkim umiejętność jego odpowiedniego planowania. I to prawda, że żaden system nie zastąpi dobrego kierownika czy planisty w 100%. Ten przecież musi wykazać się niezwykłym poziomem komunikatywności (pośredniczy między wszystkimi pozostałymi działami firmy), intuicji, wiedzy i doświadczenia zdobytego podczas pracy z ludźmi i obserwacji np. linii produkcyjnych w fabrykach. Kierownik czy planista jednak nie musi być równocześnie specjalistą od prawa pracy. Doskonale to rozumiemy, dlatego nasz moduł automatycznie sprawdza zgodność tworzonych harmonogramów ze wszystkimi wymaganiami kodeksowymi – kontroluje zachowanie doby pracowniczej, liczbę wolnych dni i niedziel, blokuje możliwość podjęcia pracy dwa razy w ciągu doby, kontroluje wymóg zachowania tygodniowego ciągłego wypoczynku.  Bierze też pod uwagę sytuacje niestandardowe – osoby niepełnosprawne czy opiekujące się dziećmi, których sytuacja życiowa i związane z nią przepisy mają wpływ na kontrolę poprawności harmonogramów czasu pracy.

To samo dotyczy urlopów. System umożliwia bowiem też wprowadzanie planów urlopowych. W trakcie tworzenia planów urlopów można zweryfikować wielkości limitu urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi, łącznie z urlopem zaległym czy dodatkowym z tytułu niepełnosprawności, urlopem dla kombatanta lub weterana.

Pod klienta

Nasz system RCP można dostosować do specyfiki każdego klienta, bo pomimo tego że przepisy prawa obowiązują wszystkich tak samo, to firmy znacznie różnią się sposobem planowania i rozliczania czasu pracy. Inaczej wygląda ten proces w dużej fabryce, która może zatrudniać oprócz etatowców również pracowników sezonowych, a inaczej w sieci handlowej, która ma mnóstwo oddziałów i w każdym swój mały dział personalny. Właśnie dlatego wszystkie walidacje w systemie są konfigurowalne – treść komunikatów (błąd, ostrzeżenie, brak reakcji) bez kłopotu do własnego środowiska biznesowego dostosuje każda używająca go spółka.

Nasz moduł przewiduje też budowanie walidacji specyficznych, np. dla równoważnych systemów czasu pracy można zablokować możliwość zaplanowania liczby godzin pracy dziennie większej niż 8 (w przypadku osób z orzeczonym stopniem niepełnosprawności lub sprawujących opiekę nad małym dzieckiem). Co istotne, można to robić zarówno przy planowaniu, jak i przy realizacji planu pracy.

Zarządzanie czasem pracy nie jest łatwe. Jednak wsparcie technologii, zwłaszcza dobrze przemyślanych i działających zgodnie z przepisami prawa oraz organizacją firmy, może w znaczny sposób uprościć ten proces, odciążyć dział kadr i płac oraz wyeliminować błędy. Warto o tym pamiętać.

Autorem jest Zbigniew Mazurek z Pionu Konsultingu SAP.