Już od 1 lipca tego roku obowiązuje mechanizm podzielonej płatności – oznacza to, że przedsiębiorcy mogą opłacać faktury, odprowadzając VAT na osobny rachunek kontrahenta. To spore wyzwanie nie tylko dla banków, które muszą dzielić przelewy i otwierać nowe konta, ale też dla działów finansowych oraz księgowości wielu firm. Dla użytkowników systemu Microsoft Dynamics AX mamy jednak dobrą wiadomość: stworzyliśmy moduł, który dostosuje system do potrzeb obsługi podzielonej płatności!

Nowy mechanizm podzielonej płatności (MPP), nazywany też split payment, polega na podziale przez bank płatności za fakturę na kwotę netto i VAT. Rozdzielone środki są wpłacane na osobne rachunki: podstawowe konto przedsiębiorcy i bezpłatne, przeznaczone na VAT. Ta metoda służy do opłacania tylko pojedynczych faktur za pomocą przelewów bankowych w złotówkach między firmami, a jej użycie jest dobrowolne. Jednak założenia projektu mówią o stopniowym wprowadzaniu obowiązku stosowania MPP, dlatego warto się na to przygotować już dziś.

Z czym wiążą się te zmiany?

Podzielona płatność ma duże konsekwencje dla banków, które musiały utworzyć konta VAT i nowy typ przelewu, by dzielić części transakcji na dwa rachunki. Ograniczyło im to także możliwość dysponowania środkami gromadzonymi na kontach dedykowanych płatnościom VAT. Firmy natomiast od 1 lipca muszą tworzyć przelewy według zasad MPP, ale też zmienić organizację księgowania tak, by uwzględniała oba rachunki (podstawowy i VAT) oraz wiązała ze sobą właściwe transakcje. Bez odpowiedniego wsparcia technologicznego proces ten może być skomplikowany, dlatego też powstał moduł Obsługa Metody Podzielonej Płatności dla Microsoft Dynamics AX.

W jaki sposób Obsługa Metody Podzielonej Płatności pomoże?

Nasz dodatek pozwala wysyłać pliki płatności i importować wyciągi bankowe z uwzględnieniem zasad MPP. W arkuszu płatności można oznaczyć transakcję jako podzieloną, dzięki czemu system sam generuje opis w formacie wymaganym przez bank (na podstawie dostarczonej wcześniej specyfikacji). Trzeba tylko wypełnić pola: kwota VAT, NIP i numer faktury. Co więcej, oprogramowanie podczas generowania plików płatności jest w stanie wyłapać część błędów (np. czy waluta jest odpowiednia lub czy płatność dotyczy jednej faktury).

W rozszerzonej wersji modułu zawarte są elementy usprawniające i kontrolujące bieżącą pracę, co jest szczególnie przydatne w firmach obsługujących duże liczby przelewów. Rozbudowany program dodaje w kartotekach dostawców i odbiorców możliwość używania lub wykluczenia nowej metody rozliczenia oraz wyróżni kolorem wiersze oznaczone do opłacenia przez MPP oraz te, dla których takiej możliwości nie ma. W generowanych propozycjach przelewów podzielonych system automatycznie wylicza kwotę VAT w oddzielnej kolumnie (usuwa ją lub dodaje za każdym razem, kiedy zmieni się rodzaj płatności). Przy imporcie wyciągów bankowych system rozpoznaje i oznacza przelewy MPP, wiąże transakcje VAT z odpowiednimi zobowiązaniami oraz łączy je z wystawionymi fakturami.

Takie rozwiązanie bardzo upraszcza utrzymanie porządku i kontroli nad finansami przedsiębiorstwa wtedy, gdy są one rozdzielone między dwa konta. Pozwala także łatwo weryfikować płatności zobowiązań partnerów biznesowych lub klientów nawet w sytuacji użycia split payment. Z odpowiednim zapleczem technicznym, takim jak moduł Obsługa Metody Podzielonej Płatności, nowy mechanizm może się okazać nawet wygodniejszy niż dotychczasowa forma pracy. A w obliczu tych zmian pozostaje nam tylko życzyć, żeby tak właśnie było.